Un tableau croisé dynamique permet de faire la synthèse et d’analyser les données provenant d’une liste ou base de données.
Le tableau est dynamique parce que toute modification dans la base de données a pour effet sa mise à jour, après actualisation.
Cet article présente les 8 étapes essentielles pour créer un tableau croisé dynamique.
Nous allons utiliser cette base de données représentant les ventes réalisées par des vendeurs dans les différentes villes de France. Nous l’appellerons donc VENTES.
BASE DE DONNEES VENTES TELECHARGEABLE
Nous souhaitons créer le tableau croisé dynamique ci-après :
En abrégé TCD, ce tableau calcule la somme du montant des ventes par ville et par vendeur.
Afin de faciliter la lecture de cet article, une définition de quelques termes spécifiques à la base de données est nécessaire :
Chaque titre de colonne désigne un champ.
Par exemple, ville est le champ de la première colonne de la base de données VENTES.
Chaque ligne constitue un enregistrement.
Par exemple, la ligne 2 de la base de données VENTES est un enregistrement contenant les éléments suivants :
Paris 03/02/2022 V584 Huart Pauline 1750,00 €
1. Créer un tableau croisé dynamique
- Cliquez dans une cellule de la base de données VENTES.
- Puis, activez l’onglet Insertion.
L’écran ci-après s’affiche :
- Cliquez sur la petite flèche noire pour ouvrir la liste déroulante tableau croisé dynamique.
- Sélectionnez la commande à partir d’un tableau ou d’une plage.
Cette action lance l’assistant de création du tableau croisé dynamique.
Excel affiche alors l’écran suivant :
Dans la partie Choisissez l’emplacement où vous voulez placer le tableau croisé dynamique :
- Sélectionnez l’option Nouvelle feuille de calcul si vous voulez créer votre tableau croisé dynamique dans une nouvelle feuille de calcul.
- Sélectionnez l’option Feuille de calcul existante si vous désirez créer votre tableau croisé dynamique dans la même feuille que la base de données VENTES. Vous devez alors sélectionner la cellule dans laquelle vous voulez placer le tableau croisé dynamique.
Cliquez sur OK pour valider.
Cette fenêtre apparaît :
Excel affiche la liste des champs de tableau croisé dynamique.
Rappel : ce tableau croisé dynamique calcule la somme du montant des ventes par ville et par vendeur.
1.1 Définir la structure du tableau
Dans la liste des champs ci-dessus :
1- Cliquez sur le champ Ville et faites le glisser dans la zone lignes.
Pourquoi ?
Parce que nous voulons que le champ Ville constitue les lignes de notre tableau croisé dynamique.
2- Sélectionnez le champ Nom Vendeur et faites le glisser dans la zone colonnes.
Pourquoi ?
Parce que nous désirons que le champ Nom Vendeur apparaisse en colonnes de notre tableau.
3- Cliquez sur le champ Montant des ventes et faites le glisser dans la zone Σ Valeurs.
Pourquoi ?
Parce que cette zone doit contenir impérativement les données chiffrées pour calculer la somme du montant des ventes.
Après ces 3 actions, nous obtenons ce résultat :
C’est notre tableau croisé dynamique.
Nous allons maintenant formater les cellules contenant les données chiffrées et renommer les en-têtes de colonnes et de lignes.
1. Sélectionnez le tableau croisé dynamique, comme l’indique cet écran :
2. Faites un clic droit sur les cellules sélectionnées. Un menu contextuel s’affiche :
3. Sélectionnez la commande Format de nombre :
La fenêtre Format de cellule s’ouvre :
Dans la liste Nombre, cliquez sur Monétaire.
L’écran ci-dessous apparaît :
4. Définissez le nombre de décimales, c’est-à-dire 2 dans notre exemple.
5. Ouvrez la liste déroulante symbole et sélectionnez le symbole €.
6. Cliquez sur Ok pour valider.
Vous obtenez le résultat suivant :
Afin de rendre ce tableau lisible, nous pouvons renommer les étiquettes de colonnes et celles de lignes.
Pour ce faire :
Cliquez sur Etiquettes de colonnes.
Saisissez Nom Vendeur.
De même, cliquez sur Etiquettes de lignes.
Saisissez Ville
Excel affiche alors le résultat suivant :
1.2 Filtrer le tableau croisé dynamique
Nous pouvons ajouter un autre champ à ce tableau pour filtrer les données.
Pour ce faire, cliquez sur le champ Date et faites le glisser dans la zone Filtres. Ainsi, le champ date nous servira de filtre et permettra d’afficher les ventes faites sur une ou quelques dates seulement.
Nous obtenons alors le résultat suivant :
Supposons que nous voulons afficher seulement la somme du montant des ventes faites sur les dates suivantes : 03/02/2022; 07/02/2022; 14/03/2022.
1. Cliquez sur la petite flèche de la liste déroulante Tous.
Une petite fenêtre s’ouvre comme le montre l’écran ci-après :
2. Cochez la case sélectionner plusieurs éléments.
Vous obtenez l’écran suivant :
3. Décochez les autres dates de la liste, c’est-à-dire 09/02/2022; 12/03/2022.
L’écran ci-après s’affiche :
4. Cliquez sur Ok pour valider.
Excel affiche maintenant la somme du montant des ventes sur les 3 dates précédemment sélectionnées.
Pour réafficher toutes les dates :
1. Ouvrez la liste déroulante Plusieurs éléments.
2. Cochez toutes les dates comme sur l’écran ci-après :
3. Cliquez sur OK pour valider.
L’ensemble des données du tableau croisé dynamique s’affiche.
Continuons à explorer les fonctionnalités de ce tableau croisé dynamique.
La liste déroulante Nom Vendeur permet de sélectionner les vendeurs dont les données doivent s’afficher.
1. Cliquez sur la petite flèche pour ouvrir la liste.
Ici, nous voulons afficher les données des vendeurs Buzet, Durant et Huart.
2. Décochez les noms Huart et Valenti.
Nous obtenons le résultat suivant :
3. Cliquez sur OK pour valider
Nous obtenons donc les données correspondant aux 3 vendeurs : Buzet, Durant, Huart
De même, la liste déroulante Villes permet de sélectionner les villes pour lesquelles la somme du montant des ventes doit être calculée.
1. Cliquez sur la petite flèche pour ouvrir la liste.
Ici, nous voulons afficher les villes suivantes :
Paris, Lille, Bordeaux
2. Décochez la ville de Marseille
Nous obtenons l’écran ci-après :
3. Cliquez sur OK pour valider.
Excel affiche les 3 villes précitées ainsi que la somme du montant des ventes correspondante.
1.3 Actualisation
En cas de modifications dans la base de données, source du tableau croisé dynamique, il faut actualiser le tableau croisé dynamique.
Comment ?
Cliquez dans l’une des cellules du tableau croisé dynamique.
L’onglet Analyse du tableau croisé dynamique s’affiche.
Cliquez dans l’onglet .
Ouvrez la liste déroulante Actualiser en cliquant sur la petite flèche noire.
Cliquez sur la commande Actualiser.
Cette action actualise le tableau croisé dynamique.
2. Créer un tableau croisé dynamique contenant 2 champs en colonnes
Reprenons la base de données représentant les ventes faites par les vendeurs dans les différentes villes.
Créons le tableau croisé dynamique ci-après. La singularité de ce tableau est de contenir 2 niveaux de champs en colonnes : les villes et les vendeurs. Pour représenter les vendeurs, nous utilisons leur ID Vendeur.
Procédure :
- Cliquez dans une cellule de la base de données VENTES.
- Puis, activez l’onglet Insertion.
L’écran ci-après s’affiche :
- Cliquez sur la petite flèche noire pour ouvrir la liste déroulante tableau croisé dynamique.
- Sélectionnez la commande à partir d’un tableau ou d’une plage.
Cette action lance l’assistant de création du tableau croisé dynamique.
Excel affiche alors l’écran suivant :
- Choisissez l’emplacement du tableau croisé dynamique.
- Conservez Nouvelle feuille de calcul.
- Validez par OK.
La fenêtre suivante apparaît.
Faites glisser les champs désirés vers les zones suivantes : Colonnes, Lignes et Valeurs.
Voici le résultat attendu.
Vous pouvez réduire l’affichage du tableau croisé dynamique :
Pour ce faire, cliquez sur le signe moins (-) précédant le nom de chaque ville.
Nous avons maintenant le tableau ci-après :
